最近、身近な様々な場面で急速に電子化が進んでいると感じてはいないでしょうか？
医療機関でも、従来は紙ベースで行われていた請求書の郵送がメールを利用したPDF形式での受信や、取引先サイトにアクセスしてダウンロード受取の要請が増えてきています。それらに従って行くと、IDとパスワードの入力やダウンロードして保存しなければならず、場合によっては改めて紙媒体に印刷するなど、郵送されるよりも余計に手間が掛かってしまうことも少なくありません。

さらに、社保支払基金は本年５月より「口座振込通知書」や「返戻内訳書」などの書類について、オンライン配信を開始します。10月送付分以降は紙媒体での送付を止め、オンライン請求システムを経由した配信のみ移行する予定です。

そこで問題となるのが本年1月からスタートしている「電子帳簿保存法」です。基金からの支払通知書等も電子取引データに該当しますので、仕入先からの請求書と同じように電子データでの保存することが求められます。

今後、基金からの書類に留まらず国保連や各自治体などの公的機関からの通知書類も電子化が進んでいくと予想できます。取引業者も紙媒体で請求書を送付することには膨大なコストが掛かっており、直ぐにでも請求書等を電子化したいとタイミングを伺っています。現状は電子化の波は緩やかに進んでいるようですが、ある程度浸透した処で一気に普及して行くと思われます。

電子データと紙媒体のアナログ情報を混在させて管理していくことは労力とコストが掛かりますので、早急な電子化の推進をお勧めします。弊社では電子取引データの保存システムの導入支援など承っておりますので担当者にご相談ください。

【文責：西澤　和弘／プロフィールはこちら】