建設業では昼間は社長自身も現場で仕事をし、夕方会社へ戻り事務作業をするといったルーティンが良く見られます。関与先を巡回している中でどの関与先も事務作業が予想以上に多く、中でも積算、見積書の作成に相当な業務量を割いていることに気が付きました。今回はある会社の例を参考に、見積り業務の削減について考えていきたいと思います。

紹介する会社は小口工事の受注に力を入れだした設備工事業であり、ＣＭをきっかけに一般家庭からのコンセント工事などの小口工事が増加し始めた会社です。その会社では工事の受注増加による見積り業務が残業の常態化の原因となっていました。営業が仕事取った後に会社で見積書を作成し、再びお客様のところへ見積書を持っていき、そこで契約するか、もし変更が出れば再び修正して見積書を再度提示します。このように繰り返し見積りを修正するといった経験が皆様もおありではないでしょうか。
その会社では見積りシステムが早期に導入されていた反面、若い営業は頻繁に使う部品でさえ値段を記憶しておらず、現場では見積りが出来ないために小口の案件でも結局会社へ戻り見積書を仕上げる必要がありました。その会社の常務は、酒屋が居酒屋で酒の納品をするときに片手で端末を持ち積算金額を出す姿をヒントに、現場でもすぐに積算できる携帯端末を導入しました。当初はベテラン社員を中心に新しいシステムへの抵抗があったものの、この端末導入により大きく手間が削減されたそうです。

この例は一般家庭の小口工事の見積りであり、小口工事以外は現場で積算などは不可能でしょう。ただし要点は同じで、如何に手戻りをなくし見積り時間を短縮できるかを検討することが大切です。最近のシステムはCAD等との連携も重視されていますし、クラウド型でも安価なシステムが出ています。仕事の早い社長でも夜パソコンを操作している時間は意外と長かったりします。現場業務の効率化だけでなく見積り業務の削減といった観点で工夫できることがないか見直してみてはいかがでしょうか。

参考：どこにでもある会社のどこにもない魅力

【文責：鍵田貴之／プロフィールはこちら】