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月刊未来経営

会議・ミーティングのスリム化

会議や打ち合わせの時間がムダに長いと思うことや、そもそも会議自体がいらなかったと感じることはないでしょうか。そうならないための工夫を考えてみました。

【まずは着地を決める】

2人以上で話すとき、冒頭に必ず「終わる時間」「決める内容」の2つの着地を決めて、共通認識とします。たとえばこんな感じです、「今日はGo toキャンペーンに対する当社の対応について決めたいと思います。40分しかお時間がとれないのでご協力をお願いします。」

【全員の腹落ちを求めない】

会議の主目的が「参加している人に腹落ちさせる」ということもあります。腹落ちさせることで、その後の行動と結果が違ってくるわけですから、そこに時間をかけたいところです。しかし説明を重ねることだけで全員の納得を得るには限界があります。大きなリスクがないならば、まずは「小さく実験してみましょう」と参加者に決断と行動を促します。話し合いも重要ですが、世の中「やってみないとわからない」です。

【あえて電子会議で行う】

味気ないし、不自由な点も多いです。でも良い点もたくさんあります。時間の点から言えばまず移動時間が不要ですし、自分の顔が映っている関係で注意が散漫になりにくく、結果として意外と疲れるので会議は自然と1時間以内になりやすいです。

【議事録はその場で、Wordで作成】

決議事項はその場で、Wordで作成し、スクリーンに投影します。手書きの場合はホワイトボードに書いて、スマホで撮影し、そのまま全員に共有という手もあります。議事録をあとから作成するのは時間の無駄です。

(文責:飯沼新吾)

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